Kho Ngoại Quan Là Gì? Quy Trình Lưu Kho Và Chi Phí

Doanh nghiệp xuất nhập khẩu có thể cần lưu hàng để chờ hợp đồng, chọn thị trường hoặc điều phối thời điểm phân phối. Hiểu đúng kho ngoại quan là gì giúp chủ hàng kiểm soát điều kiện tiếp nhận, thời hạn lưu và tổng chi phí logistics.

1. Kho ngoại quan là gì? Cơ chế hoạt động và điều kiện lưu giữ

1.1. Khái niệm, chức năng và phân biệt với các loại kho khác

Kho ngoại quan (Bonded Warehouse) là khu vực kho, bãi được công nhận theo quy định, dùng lưu giữ hàng đã hoàn thành thủ tục hải quan xuất khẩu hoặc hàng từ nước ngoài chờ nhập khẩu vào Việt Nam, tái xuất sang nước thứ ba. Hàng hóa và hoạt động đưa vào, đưa ra kho chịu sự giám sát hải quan.

Nghiệp vụ được phép gồm gia cố, chia gói, đóng gói, đóng ghép, phân loại, bảo dưỡng và lấy mẫu. Chủ hàng hoặc đơn vị được ủy quyền phải thông báo trước cho hải quan quản lý kho; đây không phải địa điểm để tùy ý sản xuất, gia công. citeturn479025search4turn611254search0

Kho CFS: gom, chia tách và xử lý hàng lẻ LCL.
ICD: cảng cạn, đầu mối giao nhận và logistics nội địa.
Kho bảo thuế: lưu nguyên liệu nhập khẩu phục vụ sản xuất hàng xuất khẩu.
Kho thương mại: lưu hàng theo hợp đồng thông thường, không mặc nhiên chịu giám sát hải quan.

Chủ hàng chịu trách nhiệm về hàng hóa; chủ kho quản lý lưu giữ và tồn kho. Đại lý hải quan khai báo theo ủy quyền, đơn vị vận tải thực hiện giao nhận.

1.2. Hàng hóa được gửi kho và thời hạn lưu giữ

Hàng thường được tiếp nhận gồm hàng nước ngoài chờ nhập khẩu, hàng chờ tái xuất hoặc chuyển sang nước thứ ba, và hàng nội địa đã hoàn thành thủ tục xuất khẩu. Hàng giả mạo nhãn hiệu hoặc xuất xứ Việt Nam, hàng nguy hiểm cho người hoặc môi trường, hàng cấm hay tạm ngừng xuất nhập khẩu không được gửi, trừ trường hợp được phép đặc biệt.

Hàng thuộc diện kiểm dịch, giấy phép hoặc kiểm tra chuyên ngành phải đáp ứng điều kiện tương ứng; hàng nguy hiểm, dễ hư hỏng cần kho đủ năng lực bảo quản.

Tính đến tháng 11/2026, hàng được lưu tối đa 12 tháng từ ngày gửi kho; trường hợp có lý do chính đáng, cơ quan hải quan quản lý kho có thể gia hạn một lần, không quá 12 tháng. Cần theo dõi hạn lưu; quy định sửa đổi có hiệu lực từ 01/03/2027 phải được cập nhật với giao dịch sau thời điểm này. citeturn437748search0turn437748search3

Chọn kho theo vị trí, sức chứa, điều kiện bảo quản, thiết bị nâng hạ, quản lý tồn và kết nối vận tải.

2. Thủ tục thuê kho và quy trình đưa hàng vào, lưu giữ, xuất kho

2.1. Hồ sơ thuê kho và chứng từ cần chuẩn bị

Hợp đồng cần nêu mô tả hàng, số lượng, CBM, bao bì, thời hạn, điều kiện bảo quản, biểu phí và trách nhiệm khi thiếu hụt, hư hỏng; chốt cả phí nhập – xuất và xử lý hàng quá hạn.

Hàng nhập thường cần Invoice, Packing List, Bill of Lading/Air Waybill, hợp đồng ngoại thương và giấy phép chuyên ngành nếu có. Hàng xuất nội địa cần tờ khai xuất khẩu, vận đơn và chứng từ giao nhận.

Trước khi điều xe, đối chiếu tên hàng, mã HS dự kiến, xuất xứ, số lượng, số kiện, Gross Weight, container và seal. Hợp đồng thuê kho không thay thế tờ khai hay chứng từ hải quan; hàng chỉ được tiếp nhận sau khi hoàn tất thủ tục tương ứng. citeturn611254search0turn479025search3

2.2. Quy trình lưu kho từ khi nhập đến khi xuất

Bước 1: Xác định loại hàng, mã HS, xuất xứ, CBM, điều kiện bảo quản và kế hoạch xuất kho.
Bước 2: Chốt vị trí, thời hạn, biểu phí, dịch vụ và trách nhiệm trong hợp đồng.
Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ, khai báo nhập kho và phối hợp với kho, vận tải, hải quan.
Bước 4: Kiểm đếm, cân đo, kiểm tra bao bì, seal; lập biên bản và phiếu nhập kho.
Bước 5: Theo dõi mã lô, vị trí, số lượng tồn; chỉ xử lý hàng trong phạm vi được phép.
Bước 6: Xác định tái xuất hay nhập nội địa, khai báo xuất kho và hoàn tất thủ tục.
Bước 7: Điều phối đến cảng, sân bay hoặc nơi nhận; đối chiếu hàng thực xuất và lưu hồ sơ.

Thống nhất đơn vị tính và quy đổi kiện, pallet, CBM; ghi nhận mọi thay đổi để dữ liệu kho khớp chứng từ.

3. Chi phí lưu kho, nghĩa vụ thuế và phương án logistics

3.1. Các khoản phí và cách lập dự toán

Không có đơn giá chung cho mọi lô hàng. Chi phí phụ thuộc loại kho, cách tính, thời gian lưu, đặc tính hàng, điều kiện bảo quản và số lần thao tác; cần yêu cầu báo giá tách khoản.

Khoản phí	Cách tính	Cần xác nhận
Lưu hàng	m², pallet, CBM, tấn/ngày	Đơn vị và mốc tính
Lưu bãi/container	Container/ngày, diện tích	Loại container, miễn phí
Nhập – xuất	Lượt, kiện, pallet, tấn	Phí nâng hạ, bốc xếp
Dịch vụ thêm	Theo yêu cầu	Đóng gói, dán nhãn, điện lạnh

Dự toán dựa trên số lượng, Gross Weight, CBM, ngày lưu và lượt nhập – xuất; cộng phí kho, thao tác, vận tải, khai báo và thuế. Chỉ dùng báo giá chính thức để lập ngân sách.

Phân biệt phí kho với CFS, Storage, DEM và DET. Storage là phí lưu tại cảng; DEM tính khi container lưu trong cảng quá hạn miễn phí, DET khi giữ container ngoài cảng quá hạn. Cần xác nhận đơn vị thu và mốc tính.

3.2. Thuế, mã HS và lựa chọn phương án vận chuyển

Nếu đưa hàng vào thị trường Việt Nam, chủ hàng phải làm thủ tục nhập khẩu theo loại hình tương ứng; thời điểm nhập khẩu thực tế là khi hải quan xác nhận hàng ra khỏi kho. Lưu kho không đồng nghĩa tự động miễn thuế. Hàng tái xuất phải thực hiện thủ tục xuất kho và vận chuyển phù hợp. citeturn611254search1

Thuế căn cứ mã HS, trị giá hải quan, xuất xứ và chính sách tại thời điểm đăng ký tờ khai. Phân loại HS dựa trên thành phần, cấu tạo, công dụng và tài liệu kỹ thuật; C/O chỉ được hưởng ưu đãi khi đáp ứng quy tắc xuất xứ và điều kiện chứng từ.

So sánh nhập nội địa và tái xuất theo tổng chi phí, thời gian, hợp đồng. Incoterms 2026 (FOB, CFR, CIF, DAP) phân định chi phí, rủi ro giữa người bán – người mua, không thay thế quy định hải quan.

Chọn FCL, LCL hoặc air freight theo trọng lượng, CBM, số container và tiến độ; kết nối vận tải đường biển quốc tế với vận tải nội địa để giảm thời gian chờ.

4. Giải pháp thuê kho và lưu kho hàng hóa cùng G-LOGS JSC

G-LOGS JSC có hơn 10 năm kinh nghiệm về vận tải biển FCL/LCL, hàng không, khai báo hải quan và vận tải container nội địa; tư vấn phương án thuê kho và phối hợp với đơn vị khai thác.

G-LOGS hỗ trợ rà soát chứng từ, đối chiếu tên hàng, mã HS, xuất xứ, số lượng, trọng lượng, CBM; phối hợp nhập kho, kiểm đếm, theo dõi tồn, xuất kho và thủ tục hải quan trọn gói theo thỏa thuận.

Để lập phương án và dự toán, chủ hàng nên cung cấp:

Tên hàng, công dụng, mã HS dự kiến, xuất xứ và tình trạng hàng.
Số lượng, số kiện, Gross Weight, kích thước, CBM và bao bì.
Điều kiện bảo quản, cảng nhập và thời gian lưu dự kiến.
Thị trường đích, phương án nhập nội địa hoặc tái xuất.

G-LOGS tổng hợp cước FCL/LCL hoặc air freight, phí kho, xếp dỡ, khai báo, thuế và vận chuyển đầu cuối. Cập nhật chính sách tại Cục Hải quan, thông tin ngành từ Hiệp hội Doanh nghiệp Dịch vụ Logistics Việt Nam (VLA).

Chọn đúng mô hình, kiểm soát thời hạn và chi phí giúp giảm rủi ro. Liên hệ G-LOGS nếu cần làm rõ kho ngoại quan là gì hoặc tư vấn thuê kho, FCL/LCL, air freight và khai báo hải quan.

CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ G-LOGISTICS (G-LOGS JSC)
Địa chỉ: Lầu 4, Tòa nhà Coalimex Building, 29 – 31 Đinh Bộ Lĩnh, Phường Bình Thạnh, Thành Phố Hồ Chí Minh.
Điện thoại: (84) 28 3511 5354/5455
Email: info@g-logs.com
Website: www.g-logs.com