Kho CFS Là Gì? Quy Trình Xử Lý Hàng Lẻ Quốc Tế

Trong vận tải biển quốc tế, hàng lẻ cần được tập kết và xử lý trước khi đóng chung container. Vậy kho CFS là gì, hoạt động ra sao và những khoản phí nào doanh nghiệp phải thanh toán? Hiểu đúng quy trình giúp chủ hàng kiểm soát chứng từ, hạn chế lưu kho và lựa chọn phương án vận chuyển phù hợp.

1. Kho CFS là gì? Chức năng và vai trò trong vận tải LCL

1.1. Khái niệm kho CFS và phân biệt với CY, ICD, kho ngoại quan

Kho CFS (Container Freight Station) là địa điểm thu gom, phân loại, kiểm đếm, đóng ghép hoặc chia tách hàng hóa xuất nhập khẩu vận chuyển theo phương thức LCL (Less than Container Load). Nhiều lô hàng của các chủ hàng khác nhau có thể được đóng chung container và phân phối riêng tại cảng đích.

Kho CFS xuất khẩu tiếp nhận hàng lẻ để gom container trước khi giao hãng tàu. Ngược lại, kho CFS nhập khẩu tiếp nhận container, rút hàng, phân loại theo vận đơn và bàn giao cho từng người nhận sau khi hoàn tất điều kiện giao hàng.

• CFS: Xử lý hàng lẻ, kiểm đếm, đóng ghép và rút hàng container.
• CY (Container Yard): Bãi tập kết, lưu giữ và giao nhận container.
• ICD: Cảng cạn thực hiện các nghiệp vụ logistics và thủ tục liên quan theo phạm vi được cấp phép.
• Kho ngoại quan: Lưu giữ hàng hóa theo chế độ quản lý, giám sát hải quan riêng.

Chuỗi khai thác có sự tham gia của Shipper, Consignee, Forwarder, Consolidator, đơn vị vận hành kho, hãng tàu và cơ quan hải quan. Trách nhiệm giao nhận, cung cấp chứng từ, bảo quản và thanh toán được xác định theo hợp đồng cùng quy định áp dụng.

1.2. Điều kiện lựa chọn LCL và cách tính CBM hàng lẻ

LCL phù hợp với lô hàng chưa đủ khối lượng hoặc thể tích để sử dụng nguyên container. Doanh nghiệp chia sẻ không gian vận chuyển với các chủ hàng khác, nhưng cần tính thêm chi phí khai thác và thời gian gom hàng tại kho CFS.

Công thức tính CBM: Dài × Rộng × Cao (mét) × số kiện. Nếu kích thước đo bằng centimet, lấy Dài × Rộng × Cao × số kiện / 1.000.000. Ví dụ, 10 kiện kích thước 60 × 50 × 40 cm có tổng thể tích 1,2 CBM.

CBM thể hiện thể tích, Gross Weight là trọng lượng cả bao bì, còn Net Weight là trọng lượng hàng hóa thuần. Theo nguyên tắc W/M, cước LCL thường lấy trị số lớn hơn giữa CBM và trọng lượng tính bằng tấn, tùy quy ước tuyến vận chuyển; cần kiểm tra mức cước tối thiểu.

Quyết định chọn LCL hay FCL phải dựa trên tổng chi phí door-to-door, tính chất hàng, số điểm giao nhận và nguy cơ hư hỏng khi ghép chung. Với lô hàng lớn dần, FCL có thể kinh tế hơn dù container chưa được sử dụng hết dung tích.

2. Quy trình gom hàng lẻ tại kho CFS

2.1. Quy trình xuất khẩu LCL từ kho người gửi

Bước 1 – Booking: Forwarder tiếp nhận thông tin cảng đi, cảng đến, lịch tàu, số kiện, trọng lượng, CBM và thời hạn CFS cut-off. Hàng nguy hiểm, hàng dễ vỡ hoặc hàng đặc biệt phải được xác nhận điều kiện tiếp nhận trước khi đặt chỗ.

Bước 2 – Chuẩn bị chứng từ: Chủ hàng cung cấp Commercial Invoice, Packing List, Shipping Instruction, hợp đồng thương mại khi cần và giấy tờ chuyên ngành tương ứng. Thông tin tên hàng, xuất xứ, số lượng và trọng lượng phải thống nhất.

Bước 3 – Nhập kho CFS: Hàng được vận chuyển đến địa điểm chỉ định, kiểm tra bao bì, cân đo và kiểm đếm. Kho lập phiếu nhập hoặc biên bản giao nhận, đồng thời thông báo chênh lệch so với booking để các bên xử lý.

Bước 4 – Thủ tục hải quan: Doanh nghiệp khai báo đúng mã HS, loại hình xuất khẩu và chính sách mặt hàng; thực hiện nghĩa vụ thuế, kiểm tra thực tế hoặc kiểm tra chuyên ngành nếu phát sinh theo quy định.

Bước 5 – Đóng ghép: Consolidator phân loại theo tuyến và cảng đích, bố trí vị trí xếp hàng, kiểm tra khả năng tương thích giữa các kiện. Hàng nặng, dễ vỡ hoặc có yêu cầu bảo quản đặc biệt cần phương án xếp phù hợp.

Bước 6 – Giao container: Sau đóng hàng và niêm phong, đơn vị phụ trách hoàn tất dữ liệu container, VGM theo yêu cầu và bàn giao cho hãng tàu. House Bill of Lading (HBL) được phát hành theo thỏa thuận, với dữ liệu đối chiếu cùng Master Bill of Lading (MBL).

Thời điểm kho xác nhận nhận hàng không đồng nghĩa container đã lên tàu. Chủ hàng cần theo dõi riêng CFS cut-off, SI cut-off, VGM cut-off và ETD để tránh lỡ chuyến hoặc phát sinh chi phí.

2.2. Quy trình nhập khẩu LCL và giao người nhận

Bước 1 – Nhận thông báo: Consignee kiểm tra Arrival Notice, HBL/MBL, Invoice, Packing List, kho CFS được chỉ định và thời điểm dự kiến hàng sẵn sàng giao. Các thông tin số kiện, CBM, trọng lượng phải được đối chiếu.

Bước 2 – Chuyển container: Hãng tàu hoặc đơn vị gom hàng tổ chức đưa container đến kho CFS theo phương án khai thác, đồng thời thực hiện các yêu cầu chuyển giao và giám sát hải quan áp dụng.

Bước 3 – Rút hàng: Kho mở container theo quy trình, phân loại từng lô theo HBL, kiểm đếm và lập chứng từ nhập kho. Tình trạng seal, bao bì, số kiện thiếu hoặc dấu hiệu hư hỏng phải được ghi nhận.

Bước 4 – Thông quan: Người nhập khẩu khai báo mã HS, trị giá, chính sách hàng hóa, thuế nhập khẩu và thuế giá trị gia tăng. Giấy phép hoặc kết quả kiểm tra chuyên ngành được bổ sung khi mặt hàng thuộc diện quản lý.

Bước 5 – Hoàn tất giao hàng: Sau khi đáp ứng điều kiện hải quan, người nhận xuất trình lệnh giao hàng hoặc chứng từ theo yêu cầu của kho và thanh toán những khoản phí đến hạn.

Bước 6 – Nhận hàng: Doanh nghiệp kiểm tra thực tế, ký xác nhận bàn giao và vận chuyển hàng về kho riêng. Phiếu xuất kho, hình ảnh hiện trạng và biên bản bất thường là cơ sở đối soát hoặc khiếu nại.

3. Phí CFS là gì? Cách tính và kiểm soát phát sinh

3.1. Cấu trúc phí CFS và dự toán chi phí LCL

Phí CFS (CFS Charge) là khoản thu cho hoạt động khai thác hàng lẻ tại kho, gồm những công việc trong phạm vi dịch vụ được thỏa thuận. Mức phí thay đổi theo biểu giá đơn vị khai thác, chiều xuất nhập, loại hàng và đơn vị tính.

Phí này cần được tách khỏi cước biển, THC, handling, phí chứng từ, khai báo hải quan, lưu kho và vận tải nội địa. Một số báo giá đã bao gồm những công đoạn nhất định, vì vậy phải xác nhận phạm vi thu để tránh thanh toán trùng.

Tổng chi phí LCL = Cước quốc tế + phí CFS thuộc trách nhiệm thanh toán + phí chứng từ và handling + chi phí hải quan + thuế xuất nhập khẩu + vận tải nội địa + phụ phí thực tế. Khi lập dự toán, cần loại trừ các khoản đã nằm trong đơn giá trọn gói.

Incoterms 2026 như EXW, FCA, FOB, CFR, CIF và DAP ảnh hưởng đến phân chia trách nhiệm vận tải và chi phí giữa người mua với người bán. Tuy nhiên, điều kiện thương mại không tự xác định biểu phí kho hoặc toàn bộ local charges của từng lô hàng.

3.2. Kiểm soát lưu kho, sai lệch và chứng từ hải quan

Phí lưu kho thường phát sinh do chậm thông quan, thiếu chứng từ, nhận hàng muộn, chưa hoàn thành kiểm tra chuyên ngành hoặc chưa bố trí phương tiện vận chuyển. Doanh nghiệp nên xác nhận số ngày miễn phí, thời điểm bắt đầu tính phí và điều kiện xuất hàng.

Rủi ro thường gặp gồm thiếu kiện, sai CBM, sai Gross Weight, rách bao bì hoặc phân loại nhầm. Cần đối chiếu HBL, MBL, Invoice, Packing List, phiếu kho và tờ khai; lưu hình ảnh, biên bản kiểm đếm để xử lý trách nhiệm bảo quản.

Với thủ tục hải quan hàng gia công, doanh nghiệp phải quản lý riêng loại hình, hợp đồng, định mức nguyên liệu, sản phẩm và nghĩa vụ báo cáo quyết toán theo quy định. Không nên áp dụng nguyên trạng quy trình chứng từ của hàng LCL thương mại thông thường.

Đối với máy móc cũ, không thể chỉ dựa vào Thông tư 23 về nhập khẩu máy móc cũ. Cần kiểm tra quy định hiện hành, trong đó có Thông tư 56/2026/TT-BKHCN, cùng phạm vi áp dụng, tuổi thiết bị, tiêu chí công nghệ và hồ sơ giám định theo từng trường hợp.

Doanh nghiệp có thể tham khảo thông tin quản lý từ Bộ Công Thương và hướng dẫn nghiệp vụ của cơ quan hải quan. Hiệp hội Doanh nghiệp Dịch vụ Logistics Việt Nam (VLA) cũng là nguồn tham khảo về hoạt động ngành và thực tiễn dịch vụ logistics.

4. Dịch vụ gom hàng LCL và khai báo hải quan tại G-LOGS JSC

Với hơn 10 năm kinh nghiệm theo thông tin doanh nghiệp, G-LOGS JSC cung cấp giải pháp vận tải đường biển quốc tế FCL/LCL, air freight, khai báo hải quan và vận tải container nội địa. Phương án được xây dựng dựa trên tuyến vận chuyển, đặc tính hàng và nhu cầu giao nhận thực tế.

G-LOGS hỗ trợ tiếp nhận booking, rà soát Invoice, Packing List, HBL/MBL, mã HS dự kiến và chứng từ chuyên ngành. Đồng thời, doanh nghiệp phối hợp theo dõi lịch tàu, cut-off, ETA, tiến độ rút hàng và xử lý sai lệch trong phạm vi dịch vụ đã xác nhận.

Để nhận báo giá, khách hàng cần cung cấp tên hàng, số kiện, kích thước, CBM, Gross Weight, mã HS dự kiến, cảng đi, cảng đến, Incoterms và địa chỉ giao nhận. Thông tin đầy đủ giúp so sánh phương án LCL, FCL và dự toán chi phí chính xác hơn.

Hiểu rõ kho CFS là gì giúp doanh nghiệp quản trị tốt quá trình gom hàng, chi phí khai thác và tiến độ giao nhận quốc tế. Liên hệ G-LOGS JSC để được tư vấn vận chuyển FCL/LCL, air freight và khai báo hải quan, hướng đến phương án tối ưu tổng chi phí logistics.

CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ G-LOGISTICS (G-LOGS JSC)
Địa chỉ: Lầu 4, Tòa nhà Coalimex Building, 29 – 31 Đinh Bộ Lĩnh, Phường Bình Thạnh, Thành Phố Hồ Chí Minh.
Điện thoại: (84) 28 3511 5354/5455
Email: info@g-logs.com
Website: www.g-logs.com