Nhập Khẩu Máy Móc Đã Qua Sử Dụng: Quy Định Mới Nhất

Nhập khẩu thiết bị cũ giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí đầu tư máy móc và mở rộng năng lực sản xuất. Tuy nhiên, để hàng hóa được thông quan, doanh nghiệp cần kiểm tra tuổi thiết bị, tiêu chuẩn kỹ thuật, hồ sơ chứng minh nguồn gốc và chính sách quản lý chuyên ngành trước khi ký hợp đồng. Bài viết dưới đây cập nhật quy định áp dụng đến tháng 11/2026, giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát thủ tục và chi phí logistics.

1. Điều kiện pháp lý và tiêu chuẩn nhập khẩu máy móc cũ

1.1. Quy định theo Quyết định 18/2019/QĐ-TTg và văn bản cập nhật

Khung pháp lý về nhập khẩu máy móc, thiết bị và dây chuyền công nghệ đã qua sử dụng được xây dựng trên cơ sở Quyết định 18/2019/QĐ-TTg, được sửa đổi bởi Quyết định 02/2026/QĐ-TTg. Đáng chú ý, từ ngày 05/09/2026, Thông tư 56/2026/TT-BKHCN có hiệu lực, quy định cụ thể hơn về tiêu chí, hồ sơ và hoạt động giám định.

Quy định này áp dụng đối với máy móc, thiết bị và dây chuyền công nghệ đã qua sử dụng có mã HS thuộc Chương 84 và Chương 85, nhập khẩu để sử dụng trực tiếp cho hoạt động sản xuất tại Việt Nam, nếu không thuộc trường hợp loại trừ hoặc danh mục cấm nhập khẩu. Thiết bị thuộc diện quản lý chuyên ngành riêng cần được kiểm tra theo văn bản tương ứng, không mặc nhiên áp dụng toàn bộ quy trình thông thường.

Theo Điều 6 Thông tư 56/2026/TT-BKHCN, máy móc, thiết bị thông thường phải đáp ứng hai nhóm tiêu chí cơ bản:

• Tuổi thiết bị: Không vượt quá 10 năm. Một số lĩnh vực, loại máy cụ thể có giới hạn tuổi riêng theo Phụ lục I của Thông tư.
• Tiêu chuẩn chế tạo: Phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (QCVN) về an toàn, tiết kiệm năng lượng và bảo vệ môi trường. Nếu chưa có QCVN liên quan, áp dụng tiêu chuẩn quốc gia Việt Nam (TCVN) hoặc tiêu chuẩn quốc gia của một nước G7, Hàn Quốc theo quy định.

Tuổi thiết bị được tính bằng năm nhập khẩu trừ năm sản xuất, không tính theo số tháng sử dụng thực tế. Năm nhập khẩu là năm hàng hóa về đến cửa khẩu Việt Nam. Vì vậy, năm đại tu, năm bắt đầu sử dụng hoặc năm nhà cung cấp thanh lý không thể thay thế năm sản xuất khi xác định tuổi máy.

Doanh nghiệp cũng cần lưu ý các trường hợp không được phép nhập khẩu, bao gồm thiết bị đã bị nước xuất khẩu công bố loại bỏ do lạc hậu, chất lượng kém, gây ô nhiễm môi trường hoặc không đáp ứng yêu cầu về an toàn, tiết kiệm năng lượng và bảo vệ môi trường.

1.2. Tiêu chí giám định chất lượng và tình trạng vận hành

Giám định không đơn thuần là kiểm tra năm sản xuất. Tùy loại thiết bị và tiêu chuẩn áp dụng, tổ chức giám định cần xem xét nhãn hiệu, model, serial, tình trạng hoạt động, cấu hình và mức độ phù hợp với các yêu cầu kỹ thuật liên quan.

Đối với những trường hợp phải giám định, doanh nghiệp nên yêu cầu đánh giá các thông số quan trọng như công suất, hiệu suất, mức độ hao mòn, mức tiêu hao năng lượng, độ an toàn và khả năng vận hành thực tế. Những dữ liệu này giúp xác định tình trạng thiết bị và đối chiếu với tiêu chí pháp lý tương ứng.

Đặc biệt, cần phân biệt giám định tuổi thiết bị với đánh giá chất lượng và mức độ lạc hậu công nghệ. Một máy có tuổi đời thấp chưa chắc đáp ứng tiêu chuẩn an toàn; ngược lại, máy đã sử dụng lâu năm cũng không mặc nhiên được chấp nhận chỉ vì vẫn vận hành tốt.

Trước khi giám định, doanh nghiệp nên chuẩn bị hình ảnh tổng thể, nhãn máy, thông tin nhà sản xuất, model, serial, năm sản xuất, công suất thiết kế, catalogue và tài liệu hướng dẫn vận hành. Nếu nhãn máy bị mất hoặc thông tin không thống nhất, cần yêu cầu nhà cung cấp bổ sung chứng cứ trước khi tổ chức kiểm tra.

2. Hồ sơ và quy trình giám định tại Việt Nam

2.1. Hồ sơ chứng minh nguồn gốc và tiêu chuẩn kỹ thuật

Bộ hồ sơ cần được chuẩn bị theo hai nhóm: chứng từ thương mại phục vụ thủ tục hải quan và tài liệu kỹ thuật chứng minh điều kiện nhập khẩu. Hai nhóm này có chức năng khác nhau, không nên sử dụng thay thế cho nhau.

Một điểm quan trọng là C/O chứng minh xuất xứ hàng hóa, không phải chứng từ xác nhận năm sản xuất hay tiêu chuẩn chế tạo. Đối với máy được sản xuất tại quốc gia G7 hoặc Hàn Quốc, doanh nghiệp có thể sử dụng giấy xác nhận của nhà sản xuất về năm sản xuất và tiêu chuẩn đáp ứng Điều 6, với yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự và bản dịch tiếng Việt theo quy định.

Trường hợp máy được sản xuất tại quốc gia khác, hoặc thuộc trường hợp không có giấy xác nhận của nhà sản xuất theo quy định, doanh nghiệp phải chuẩn bị Chứng thư giám định của tổ chức được chỉ định. Việc xác định đúng phương án chứng minh ngay từ đầu giúp hạn chế phát sinh chi phí tại cảng.

2.2. Quy trình đăng ký và thực hiện giám định

Quy trình thực tế nên được triển khai theo năm bước để bảo đảm hồ sơ và hàng hóa thống nhất:

• Bước 1 – Rà soát chính sách: Xác định mã HS, năm sản xuất, tuổi thiết bị, xuất xứ, tiêu chuẩn kỹ thuật và yêu cầu quản lý chuyên ngành.
• Bước 2 – Lựa chọn đơn vị giám định: Kiểm tra tổ chức có quyết định chỉ định và phạm vi hoạt động phù hợp với loại máy cần kiểm tra.
• Bước 3 – Kiểm tra thực tế: Bố trí địa điểm kiểm tra, đối chiếu Nameplate, serial, cấu hình, tình trạng hoạt động và thông số kỹ thuật.
• Bước 4 – Nhận Chứng thư giám định: Kiểm tra thông tin nhận diện, phương pháp giám định, tiêu chuẩn áp dụng và kết luận đáp ứng điều kiện nhập khẩu.
• Bước 5 – Hoàn thiện thủ tục: Nộp chứng từ theo quy định, phối hợp với hải quan và xử lý các yêu cầu bổ sung nếu phát sinh.

Theo quy định hiện hành, trong trường hợp chưa có giấy xác nhận của nhà sản xuất và chưa cung cấp được chứng thư giám định, doanh nghiệp có thể đăng ký dịch vụ giám định với tổ chức được chỉ định để đưa hàng về bảo quản theo quy định hải quan. Chứng thư phải được nộp trong thời hạn không quá 30 ngày kể từ ngày đưa hàng về bảo quản.

Nếu kết quả giám định không đạt, doanh nghiệp có thể đối mặt với việc không đủ điều kiện thông quan và bị xử lý theo quy định. Do đó, không nên đặt hàng hoặc thanh toán toàn bộ khi chưa xác minh được khả năng chứng minh năm sản xuất và đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật.

3. Thủ tục hải quan, mã HS và thuế nhập khẩu

3.1. Xác định mã HS và nghĩa vụ thuế

Mã HS là cơ sở quan trọng để xác định thuế suất, chính sách mặt hàng và yêu cầu kiểm tra chuyên ngành. Việc phân loại cần căn cứ vào chức năng chính, nguyên lý hoạt động, cấu tạo, công suất, vật liệu và mức độ hoàn chỉnh của thiết bị, đồng thời đối chiếu Chú giải HS và Biểu thuế xuất nhập khẩu hiện hành.

Đối với máy móc đơn chiếc, tổ hợp thiết bị và dây chuyền sản xuất đồng bộ, doanh nghiệp cần xác định rõ cách nhập khẩu và tình trạng hoàn chỉnh của hàng hóa. Máy tháo rời, linh kiện hoặc bộ phận nhập khẩu riêng có thể phải phân loại theo mã HS khác với máy hoàn chỉnh.

Các khoản thuế cần dự toán gồm:

• Thuế nhập khẩu: Xác định theo mã HS, xuất xứ và biểu thuế áp dụng. Có thể được hưởng thuế suất ưu đãi đặc biệt nếu đáp ứng quy tắc xuất xứ và điều kiện chứng từ của hiệp định thương mại tương ứng.
• Thuế GTGT: Áp dụng theo mức thuế suất và chính sách hiện hành đối với mặt hàng tại thời điểm nhập khẩu.
• Chi phí liên quan: Phí giám định, phí chứng từ, phí cảng, lưu kho, lưu container và vận chuyển nội địa.

Trị giá hải quan cần được xác định phù hợp với điều kiện giao hàng Incoterms 2026 và quy định về trị giá tính thuế. Với giá FOB, cần xem xét cộng chi phí vận tải và bảo hiểm quốc tế theo quy định; với giá CFR hoặc CIF, cần kiểm tra các khoản đã bao gồm để tránh tính thiếu hoặc tính trùng. Không nên mặc định giá mua máy cũ thấp đồng nghĩa với nghĩa vụ thuế thấp.

3.2. Các bước khai báo và thông quan

• Bước 1: Chuẩn bị hợp đồng, Invoice, Packing List, vận đơn, hồ sơ kỹ thuật và chứng từ chuyên ngành liên quan.
• Bước 2: Khai tờ khai điện tử trên hệ thống VNACCS với thông tin chính xác về tên hàng, model, serial, năm sản xuất, xuất xứ, số lượng, trị giá và mã HS.
• Bước 3: Tiếp nhận kết quả phân luồng xanh, vàng hoặc đỏ; thực hiện kiểm tra hồ sơ hoặc kiểm tra thực tế hàng hóa theo yêu cầu.
• Bước 4: Nộp thuế, hoàn thiện chứng thư giám định và các yêu cầu kiểm tra chuyên ngành nếu thuộc diện áp dụng.
• Bước 5: Hoàn tất thông quan, lấy lệnh giao hàng (D/O), thanh toán các khoản phí liên quan và bố trí phương tiện vận chuyển máy về nhà máy.

Những lỗi thường khiến lô hàng bị kéo dài thời gian xử lý gồm khai sai năm sản xuất, sai mã HS, thiếu chứng từ giám định, trị giá khai báo không có căn cứ hoặc thông tin trên nhãn máy khác với hồ sơ thương mại. Doanh nghiệp nên đối chiếu toàn bộ chứng từ trước khi truyền tờ khai và theo dõi yêu cầu từ cơ quan hải quan.

4. Giải pháp nhập khẩu máy móc đã qua sử dụng trọn gói cùng G-LOGS JSC

Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp nên triển khai kế hoạch logistics ngay từ giai đoạn lựa chọn nhà cung cấp. G-LOGS JSC hỗ trợ rà soát chính sách nhập khẩu, kiểm tra hồ sơ kỹ thuật, tư vấn mã HS dự kiến, đánh giá phương án giám định và xây dựng kế hoạch vận chuyển phù hợp với từng loại thiết bị.

Về phương thức vận chuyển, hàng có kích thước và trọng lượng phù hợp có thể đi container FCL; lô hàng nhỏ hoặc số lượng ít có thể cân nhắc LCL. Với máy quá khổ, quá tải hoặc không thể đóng container thông thường, doanh nghiệp có thể xem xét Open Top, Flat Rack hoặc phương án vận chuyển chuyên dụng. Hàng cần giao nhanh có thể cân nhắc air freight sau khi so sánh chi phí và đặc tính hàng hóa.

G-LOGS kết hợp vận tải đường biển quốc tế, vận tải hàng không, khai báo hải quan và vận tải container nội địa để kiểm soát xuyên suốt quá trình nhập khẩu. Kế hoạch vận chuyển cần tính đến ETA, thời hạn miễn lưu bãi, DEM/DET, thời gian giám định, lịch lấy hàng và khả năng tiếp nhận thiết bị tại nhà máy.

Đối với máy móc nhập từ Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc hoặc châu Âu, doanh nghiệp nên gửi trước hình ảnh nhãn máy, catalogue, model, serial, năm sản xuất, kích thước, trọng lượng và địa chỉ nhận hàng để được đánh giá phương án phù hợp. Đặc biệt, cần kiểm tra tuổi máy theo năm hàng về Việt Nam, thay vì chỉ dựa vào ngày ký hợp đồng hoặc ngày xuất hàng.

Doanh nghiệp có thể tham khảo quy định tại Bộ Khoa học và Công nghệ và thông tin thủ tục từ Cục Hải quan để cập nhật chính sách. Việc kiểm tra văn bản đang có hiệu lực, kết hợp rà soát thực tế từng mã hàng, là cơ sở để hạn chế nguy cơ hàng đến cảng nhưng chưa đủ điều kiện thông quan.

Nhập khẩu máy móc đã qua sử dụng cần được đánh giá đồng thời trên ba phương diện: điều kiện pháp lý, khả năng vận hành và tổng chi phí đưa thiết bị về nhà máy. G-LOGS JSC sẵn sàng tư vấn phương án vận chuyển FCL/LCL, air freight, giám định và khai báo hải quan nhằm tối ưu thời gian, chi phí và hạn chế rủi ro cho doanh nghiệp. Hãy liên hệ với chúng tôi trước khi đặt hàng để được rà soát hồ sơ và xây dựng phương án logistics phù hợp.

CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ G-LOGISTICS (G-LOGS JSC)
Địa chỉ: Lầu 4, Tòa nhà Coalimex Building, 29 – 31 Đinh Bộ Lĩnh, Phường Bình Thạnh, Thành Phố Hồ Chí Minh.
Điện thoại: (84) 28 3511 5354/5455
Email: info@g-logs.com
Website: www.g-logs.com