Thủ tục hải quan hàng hoá xuất nhập khẩu

Thủ tục hải quan hàng hoá xuất nhập khẩu là bước bắt buộc để hàng hóa được phép lưu thông qua biên giới. Đây là quy trình kiểm tra, giám sát của cơ quan hải quan nhằm đảm bảo hàng hóa tuân thủ đúng quy định pháp luật về thuế, nguồn gốc, chất lượng và chính sách quản lý chuyên ngành.

Để giúp doanh nghiệp tránh rủi ro bị chậm thông quan, bị phạt hoặc phát sinh chi phí, G-LOGS tổng hợp chi tiết quy trình và các lưu ý quan trọng dưới đây.

1. Thủ tục hải quan là gì?

Thủ tục hải quan là quá trình doanh nghiệp khai báo và nộp hồ sơ nhằm được cơ quan hải quan cấp phép đưa hàng hóa xuất ra hoặc nhập vào Việt Nam. Quy trình này được thực hiện trên hệ thống điện tử VNACCS/VCIS.

Mục đích của thủ tục hải quan:

Quản lý thuế xuất nhập khẩu
Kiểm soát chất lượng, vệ sinh, an toàn
Phòng chống buôn lậu
Đảm bảo hàng hóa tuân thủ chính sách của Nhà nước

2. Hồ sơ thủ tục hải quan hàng hóa xuất nhập khẩu

Tùy theo hàng xuất hay hàng nhập, bộ chứng từ sẽ khác nhau nhưng nhìn chung bao gồm:

A. Hồ sơ hải quan hàng nhập khẩu

Tờ khai hải quan
Hóa đơn thương mại (Invoice)
Phiếu đóng gói (Packing List)
Vận đơn (Bill of Lading/Airway Bill)
Hợp đồng mua bán (Sales Contract)
C/O nếu cần ưu đãi thuế
Catalogue (đối với máy móc, thiết bị)
Giấy phép nhập khẩu (nếu hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành)
Chứng từ kiểm dịch, kiểm định, MSDS, công bố chất lượng… (tùy mặt hàng)

B. Hồ sơ hải quan hàng xuất khẩu

Tờ khai hải quan
Hợp đồng xuất khẩu
Invoice
Packing List
Booking & vận đơn
Chứng thư kiểm dịch/kiểm định (tùy mặt hàng)
C/O nếu doanh nghiệp muốn xin ưu đãi thuế cho khách mua

3. Quy trình làm thủ tục hải quan xuất nhập khẩu

Quy trình cơ bản gồm 6 bước:

Bước 1 – Chuẩn bị chứng từ

Kiểm tra đầy đủ các giấy tờ theo quy định.

Bước 2 – Khai báo tờ khai trên hệ thống VNACCS

Khai chính xác thông tin: mã HS, trị giá, số lượng, điều kiện Incoterms…

Bước 3 – Hệ thống phân luồng

Luồng xanh: thông quan ngay
Luồng vàng: kiểm tra chứng từ
Luồng đỏ: kiểm tra thực tế hàng hóa (kiểm hóa)

Bước 4 – Nộp thuế xuất nhập khẩu

Tùy loại hàng và mã HS mà có thuế khác nhau: VAT, thuế nhập khẩu, thuế TTĐB…

Bước 5 – Kiểm tra & thông quan

Hải quan kiểm tra hồ sơ và hàng hóa theo yêu cầu từng luồng.

Bước 6 – Nhận hàng & hoàn thiện hồ sơ

Doanh nghiệp lấy hàng tại cảng/sân bay/ICD và lưu hồ sơ theo quy định.

4. Những rủi ro doanh nghiệp thường gặp khi làm thủ tục hải quan

❌ Khai sai mã HS

Dẫn đến thuế cao hơn, bị phạt hoặc bị phân luồng đỏ.

❌ Thiếu chứng từ quan trọng

Ví dụ: MSDS (hóa chất), giấy kiểm dịch, giấy phép nhập khẩu…

❌ Không cập nhật quy định mới

Thông tư – nghị định thay đổi liên tục theo từng nhóm hàng.

❌ Hàng bị kiểm hóa

Nếu chuẩn bị chứng từ không đầy đủ hoặc khai sai bản chất hàng.

❌ Phát sinh phí lưu container, lưu bãi

Do việc chuẩn bị chậm hoặc xử lý không kịp thời.

5. Khi nào nên thuê dịch vụ khai báo hải quan?

Doanh nghiệp nên sử dụng đơn vị chuyên nghiệp trong trường hợp:

Hàng hóa mới, hàng đặc thù
Hàng phải xin giấy phép
Lần đầu xuất nhập khẩu
Không có nhân sự chuyên trách
Muốn tiết kiệm thời gian và tránh rủi ro

6. G-LOGS – Đơn vị làm thủ tục hải quan hàng hoá xuất nhập khẩu chuyên nghiệp

G-LOGS cung cấp dịch vụ trọn gói từ A đến Z:

✔ Khai báo hải quan xuất – nhập

✔ Tư vấn mã HS chuẩn, tối ưu thuế

✔ Hỗ trợ kiểm dịch, hun trùng, công bố chất lượng

✔ Xử lý hồ sơ nhanh mọi phân luồng

✔ Theo dõi – cập nhật tiến độ minh bạch

✔ Dịch vụ door-to-door kết hợp vận tải biển, hàng không

Ưu điểm của G-LOGS:

Đội ngũ chuyên viên am hiểu quy định hải quan
Tỷ lệ thông quan nhanh, hạn chế tối đa rủi ro phát sinh
Quy trình rõ ràng, chi phí minh bạch
Hỗ trợ doanh nghiệp 24/7

7. Kết luận

Thủ tục hải quan hàng hoá xuất nhập khẩu là bước quan trọng quyết định tốc độ giao hàng và chi phí logistics. Việc chuẩn bị đúng – đủ – kịp thời sẽ giúp doanh nghiệp thông quan nhanh chóng, tránh rủi ro pháp lý và đảm bảo chuỗi cung ứng vận hành hiệu quả.

Nếu bạn cần hỗ trợ thủ tục hải quan nhanh – chính xác – tối ưu chi phí, G-LOGS luôn sẵn sàng đồng hành.