合格认证证书及办理流程

在进出口业务中，许多商品进入越南时必须满足技术规范和专业质量管理方面的要求。对于依法必须进行认证的产品，合格认证证书是一份重要文件，可帮助企业证明产品符合相应的国家技术规范（QCVN）。正确了解办理流程，有助于货主主动准备文件、掌控海关放行进度，并减少仓储及堆场费用。

1. 什么是合格认证证书？区分相关办理手续

1.1. 法律性质及适用范围

合格认证证书（Certificate of Conformity – CoC）是由具有资质的认证机构签发的文件，用于确认产品和商品符合相应技术规范的要求。评估工作将根据不同产品类别、认证范围及专业监管规定，采用相应的评估方式进行。

企业需要区分进口过程中经常被混淆的三项业务：

• 合规认证： 由具有相应资质的机构实施的产品符合相应技术法规要求的评估活动。
• 合规声明： 组织或个人根据法律规定，声明产品符合适用技术法规的行为。
• 进口货物质量检验： 国家管理部门为监管属于专业检验范围内的商品质量而开展的管理活动。

合规认证也不等同于符合标准认证。越南国家标准（TCVN）及其他标准是根据相应机制进行评估的依据，而国家技术法规（QCVN）则规定了其适用范围内必须满足的技术要求。企业不应默认所有进口商品都必须取得CoC证书。

可能产生质量管理义务的商品类别包括电气与电子设备、建筑材料、电信设备，以及某些可能造成安全风险的工业产品。是否需要履行相关义务，必须根据HS编码、结构、用途、成分、型号以及专业管理目录进行判断，而不能仅依据商业发票（Invoice）上的商品名称。

1.2. 确定商品是否需要进行合格认证和合格声明的条件

进口前，企业需要核对产品是否属于第二类风险商品目录，并确认适用的QCVN技术法规及现行有效的专业管理文件。主管管理机构应根据相关领域及现行职责分工确定，可能包括 越南科学技术部建设部、工贸部或其他相关专业主管机构。

并非所有纳入质量管理范围的产品都采用相同的评估方式。部分商品必须先取得合规认证，之后才能进行合规声明；另一些商品则可以根据相应规定采用自我评估方式或其他管理机制。

特别是自2026年起，企业需要注意第78/2026/QH15号法律和第37/2026/NĐ-CP号法令规定的风险分级管理机制。中风险和高风险商品适用不同的管理要求，不能对所有商品统一采用同一套质量检验登记流程。【turn598015search0】【turn598015search2】

对于测试样品、科研用途商品或非商业用途进口商品，企业需要核实具体的豁免条件。申报为样品并不意味着自动免除质量检验、合规认证或其他专业管理义务。

2. 进口商品质量检验登记手续

2.1. 质量检验登记所需文件

所需文件应根据商品类型、受理机构及适用的管理方式进行准备。一套基本的商业和技术文件通常包括：

• 适用的进口货物质量检验登记申请表，如该商品属于必须登记的范围。.
• 外贸合同（Sales Contract）、商业发票（Commercial Invoice）和装箱单（Packing List）。.
• 海运提单（Bill of Lading）或空运提单（Air Waybill）。.
• 产品目录（Catalogue）、技术规格书（Technical Specification）以及描述产品结构和工作原理的资料。.
• 商品标签信息、型号、制造商、原产地及技术参数。.
• 合格认证证书、测试报告或其他质量证明文件，前提是这些文件属于强制性申报材料。.

原产地证书（C/O）可能需要用于证明货物原产地及申请关税优惠，但不能替代合格认证证书。同样，外国制造商出具的质量证书也不一定能够替代越南法规要求的符合性评估结果。.

另一个重要问题是数据的一致性。商业单据上的HS编码、商品名称、型号、数量、原产地和制造商信息必须与实际货物及技术资料保持一致。如果商品使用相同的商业名称，但配置、功率或零部件不同，企业需要分别确定其符合性评估范围。.

2.2. 登记流程及抽样检测

对于必须办理质量检验登记的货物，企业可以按照以下流程开展相关工作：

• 步骤1 – 确定商品管理政策： 查询预定HS编码、管理目录、风险等级、适用的QCVN技术规范及检验主管部门。同时确定合适的认证机构和检测实验室。.
• 步骤2 – 提交申请材料： 通过国家单一窗口信息门户或主管部门规定的专业系统办理登记。附上相关文件，并跟踪申请受理状态。.
• 步骤3 – 配合办理海关手续： 接收登记确认或申请材料处理指引。在满足监管条件及适用规定的情况下，办理货物运回仓库保管或送往指定地点检验的手续。.
• 步骤4 – 抽样及检测： 配合符合性评估机构进行抽样、实物检验，并按照QCVN技术规范测试相关技术指标。样品数量和处理时间取决于产品的具体特性。.
• 步骤5 – 获取结果： 接收测试结果、认证证书或质量检验通知。如发现不符合项，企业需要按照主管部门的要求配合处理。.

需要特别注意2026年的管理机制：根据第37/2026/NĐ-CP号法令第82条，中风险商品按照一般机制，在进口时无需登记质量检验，但必须在进入市场流通前完成合格声明或采取相应的质量管理措施。高风险商品则必须按照规定办理质量检验登记。已经取得流通许可证或适用独立专业管理机制的商品，应按照相应规定执行。【turn598015search1】【turn598015search3】

3. 合格声明、海关放行及进口成本控制

3.1. 合格认证证书签发及合格声明流程

办理合格声明手续时，企业需要正确确定适用的技术规范及符合性评估方式。根据产品类别，评估可以依据指定或认可机构出具的认证结果、有效的自我评估结果，或法律允许的其他方式进行。.

通常的实施流程包括准备技术文件、选择合适的评估机构、抽样、按照QCVN技术规范测试相关指标以及评估结果。符合要求后，如果适用的评估方式要求颁发证书，企业即可取得合格认证证书。.

合格声明文件应根据专业管理规定准备，可能包括合格声明书、合格认证证书或符合性评估结果、产品识别资料及其他相关文件。受理机构应根据管理领域和现行规定确定，并非所有商品都由同一个部门统一受理。.

企业还需要正确执行CR合格标志及商品标签方面的要求。只有符合法律条件且处于认证范围内时，才能使用CR标志；进口商信息、产品型号及原产地信息也需要按照商品标签规定正确标注。.

在经营过程中，需要持续关注认证证书的有效期及认证范围，包括产品名称、型号、制造商、生产地点和适用技术规范。如果配置、零部件或生产工艺发生变化，并对产品特性产生影响，企业需要重新审查是否有重新评估的义务。2026年5月25日起生效的第14/2026/TT-BKHCN号通知，是企业确定评估方式及符合性声明要求时需要参考的文件之一。【turn598015search4】【turn598015search7】

3.2. 与海关、税务及运输部门协调开展专业监管检验

质量检验与海关手续存在直接联系，但两者并非同一项业务。根据不同的管理机制，企业可能获准将货物运回仓库保管并等待检验结果，也可能必须先满足专业管理条件才能完成海关放行。货物抵达港口之前，应准确确认每种商品适用的管理机制。.

在确定质量管理政策的同时，还需要根据商品结构、功能、工作原理、材料及实际用途对HS编码进行归类。HS编码是查询进口关税、增值税、专业管理政策以及依据C/O申请原产地优惠待遇的重要依据。海关完税价格需要根据FOB、CFR或CIF等Incoterms 2026交货条件进行合理确定。.

为了控制预算，企业应从下单阶段开始编制进口总成本预算，具体包括：

• 海运整箱（FCL）/拼箱（LCL）运费或空运费用（Air Freight）。.
• 海关申报、质量检验登记及合格认证费用。.
• 检测、抽样、检验及仓储费用。.
• THC码头操作费、堆场费、集装箱滞箱费及港口其他附加费用。.
• 从港口至收货仓库的国内集装箱运输费用。.

如果检测时间延长或申报文件需要多次补充，DEM/DET滞期费、滞箱费及仓储费用等风险可能显著增加。对于集装箱货物，货主应核实船公司的免费使用期限，安排抽样时间，并提前制定在获准情况下将货物运回仓库保管的方案。.

常见错误包括适用错误的QCVN技术规范、向错误的专业主管部门登记、缺少Catalogue、单据上的型号与实际货物不一致，或者认证证书未覆盖正确的产品范围。因此，在订舱和提交报关单之前审核文件，对于避免额外费用具有重要意义。.

企业可以参考科学技术部发布的管理信息及指导，同时与有管辖权的海关机关核对申报规定。将商品管理政策核查与 国际海运 相结合，有助于货主主动安排收发货时间，并减少货物在港口的等待时间。.

4. 与 G-LOGS JSC 合作开展质量检验及合格认证的解决方案

对于经常进口机械设备及工业产品的企业，在签订采购合同之前核查专业管理政策，有助于从源头降低风险。G-LOGS JSC致力于协助客户审核预定HS编码、质量检验目录、适用的QCVN技术规范以及各类商品对应的认证要求。.

在准备单证阶段，G-LOGS协助审核Catalogue、技术参数、型号、商品标签、Invoice、Packing List及运输提单，以减少进口文件与实际货物之间的信息差异。企业还可以根据双方约定的服务范围，获得质量检验登记协调、对接合适的认证机构及检测实验室等支持。.

在物流方面，运输方案将根据货物重量、体积CBM、集装箱数量、起运港、目的港以及预计检验结果出具时间进行制定。根据货物特性，企业可以选择FCL、LCL或Air Freight，并结合海关申报及国内集装箱运输服务。.

为了获得准确的咨询，货主应提供商品名称、预定HS编码、型号、制造商、原产国、已确定的QCVN技术规范、数量、重量、进口港口、运输方式以及预计收货时间。根据这些信息，G-LOGS可以制定从管理政策审核、文件准备、订舱、检验登记、抽样到完成海关放行手续的进度计划。.

正确准备专业管理文件并选择合适的运输方案，是控制进口总成本的两个重要因素。欢迎联系G-LOGS JSC，咨询合格认证证书、合格声明手续、进口货物质量检验登记、FCL/LCL运输方案、Air Freight及一站式海关申报服务，帮助企业主动掌控货物收发进度并优化物流预算。.

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